Durante los últimos años, la conversación tecnológica ha girado alrededor de conceptos como los datos, la inteligencia artificial, la automatización o los agentes inteligentes.
Cada vez hablamos menos de documentos.
Y, sin embargo, los documentos siguen estando en el centro de prácticamente cualquier proceso empresarial.
¿Por qué?
Porque los datos y los documentos cumplen funciones diferentes. Entender esa diferencia es cada vez más importante para gestionar correctamente la información y aprovechar todo el conocimiento que existe dentro de una organización.
Un dato responde a una pregunta. Un documento explica la historia
Un dato puede indicarnos que una factura tiene un importe de 12.500 euros.
Pero el documento asociado permite responder muchas otras preguntas:
- ¿Por qué se emitió?
- ¿Qué condiciones recoge?
- ¿Quién la aprobó?
- ¿Qué modificaciones ha tenido?
- ¿Qué otros documentos forman parte del mismo expediente?
Los datos resumen la información.
Los documentos aportan contexto.
Y el contexto sigue siendo imprescindible para interpretar correctamente la información, comprender los procesos y tomar mejores decisiones.
La inteligencia artificial también necesita contexto
Uno de los grandes avances de la inteligencia artificial es su capacidad para analizar grandes volúmenes de información en muy poco tiempo.
Pero incluso los modelos más avanzados necesitan comprender el contexto de aquello que procesan.
No basta con acceder a un conjunto de datos. También necesitan conocer:
- El origen de la información.
- Su relación con otros documentos.
- Su vigencia.
- Quién puede acceder a ella.
- Qué significado tiene dentro del proceso de negocio.
- Qué versión es la válida.
- Qué nivel de confidencialidad tiene.
Por esta razón, cada vez se habla más de conectar las soluciones de inteligencia artificial con los repositorios documentales corporativos.
No para sustituirlos, sino para aprovechar el conocimiento que contienen y facilitar el acceso a la información relevante en cada momento.
Los documentos siguen siendo el lenguaje de las organizaciones
Contratos.
Expedientes.
Informes.
Planos.
Procedimientos.
Políticas.
Correspondencia.
Aunque muchos procesos ya son completamente digitales, una gran parte del conocimiento empresarial continúa expresándose y conservándose mediante documentos.
Y eso no parece que vaya a cambiar.
Lo que sí está cambiando es la forma de acceder a ellos.
Hace algunos años buscábamos documentos. Hoy empezamos a buscar respuestas.
Sin embargo, esas respuestas siguen construyéndose sobre información que, en la mayoría de los casos, está contenida en documentos.
No toda la información está estructurada
Las bases de datos almacenan información estructurada: nombres, fechas, importes, estados, referencias o indicadores.
Pero una gran parte del conocimiento de una organización no se encuentra organizada de esa manera.
Está repartida entre informes, contratos, especificaciones técnicas, manuales, procedimientos, correos electrónicos, actas o comunicaciones internas.
Precisamente ahí es donde la gestión documental sigue desempeñando un papel esencial.
Porque no se limita a almacenar y organizar archivos.
Organiza conocimiento, establece relaciones entre la información y permite que ese conocimiento pueda recuperarse, compartirse y utilizarse de forma segura.
Del documento al conocimiento
Quizá el cambio más importante no sea que los documentos estén desapareciendo.
Es que estamos cambiando la forma de relacionarnos con ellos.
Antes buscábamos un archivo concreto.
Ahora esperamos formular una pregunta y obtener directamente una respuesta.
Pero para que eso sea posible, primero es necesario que la información esté bien organizada, gobernada, clasificada y conectada.
La inteligencia artificial puede acelerar el acceso al conocimiento. Puede analizar documentos, localizar información relevante, identificar relaciones y ayudar a responder preguntas complejas.
Pero ese conocimiento necesita una base sólida sobre la que construirse.
Si los documentos están desactualizados, duplicados, desconectados o carecen de una estructura adecuada, las respuestas obtenidas también pueden ser incompletas o poco fiables.
Una conversación que sigue plenamente vigente
A veces se habla de gestión documental como si perteneciera a una etapa anterior de la transformación digital.
Sin embargo, probablemente ocurre justo lo contrario.
En un momento en el que la inteligencia artificial depende cada vez más de la calidad, la trazabilidad y el contexto de la información, gestionar correctamente los documentos sigue siendo una parte esencial de cualquier estrategia tecnológica.
Los datos son fundamentales para analizar, medir y automatizar.
Pero los documentos continúan explicando aquello que los datos, por sí solos, no pueden contar.
