Automatización de la operativa contable
Una editorial especializada en literatura infantil llevaba tiempo trabajando junto a CIM en la optimización de sus procesos internos, especialmente en todo lo relacionado con la gestión de clientes y la organización de su actividad comercial.
En una primera fase, el proyecto se centró en la automatización de procesos vinculados al CRM, logrando una mayor trazabilidad, organización y eficiencia en la gestión comercial. Con esta base ya consolidada, el siguiente paso fue abordar otra área clave para el funcionamiento diario de la compañía: la gestión contable.
El punto de partida
La editorial gestionaba gran parte de su operativa contable mediante hojas de cálculo. Entre los procesos más relevantes se encontraban:
- Control de ingresos y gastos.
- Procesos de conciliación bancaria.
- Generación de liquidaciones.
Aunque este modelo resultaba funcional, requería una elevada dedicación manual, con el consiguiente impacto en tiempos de gestión, revisiones y consistencia de la información.
La solución: automatización de procesos contables clave
El objetivo del proyecto no era sustituir las herramientas existentes, sino optimizar y automatizar aquellos procesos que consumían más tiempo, respetando la forma de trabajo habitual de la organización.
Para ello, se desarrollaron distintas automatizaciones centradas en tres áreas principales.
1. Transformación automática de hojas de cálculo para conciliación bancaria
Se automatizó la transformación de los datos de ingresos y gastos procedentes de hojas de cálculo, facilitando su tratamiento posterior y su preparación para los procesos de conciliación bancaria.
Gracias a esta automatización, la editorial ha conseguido:
- Estandarizar la información financiera.
- Reducir significativamente las tareas manuales.
- Mejorar la calidad y consistencia de los datos.
2. Generación automática de liquidaciones
También se implementaron procesos para la generación automatizada de:
- Listados de liquidaciones mensuales.
- Listados de liquidaciones anuales.
Esta mejora permite:
- Reducir los tiempos de elaboración.
- Minimizar errores derivados de procesos manuales.
- Disponer de información estructurada y actualizada de forma recurrente.
3. Búsqueda automatizada de cuentas en el Plan General Contable (PGC)
Como parte de la optimización de la operativa contable, se incorporó un sistema de búsqueda automática de cuentas de clientes y proveedores dentro del Plan General Contable (PGC).
Esta funcionalidad aporta beneficios directos como:
- Agilizar la imputación contable.
- Evitar búsquedas manuales repetitivas.
- Incrementar la precisión en la asignación de cuentas.
Resultados obtenidos
La automatización de estos procesos ha permitido a la editorial:
- Reducir la carga operativa asociada a tareas repetitivas.
- Mejorar la consistencia y fiabilidad de la información contable.
- Agilizar procesos clave del día a día.
- Mantener su modelo de trabajo habitual, incorporando mayores niveles de eficiencia.
Conclusión
En organizaciones como esta editorial, donde conviven procesos creativos y operativos, la mejora de la eficiencia no siempre requiere grandes transformaciones. En muchas ocasiones, el mayor impacto proviene de optimizar tareas concretas que consumen tiempo y recursos de forma recurrente.
Desde CIM acompañamos a las organizaciones en este tipo de evoluciones, aplicando la automatización allí donde aporta un valor real, con un enfoque práctico y adaptado a la realidad de cada empresa.
