En entornos corporativos complejos, los proyectos de gestión documental suelen arrancar desde el área de IT.
Y es lógico que así sea.
Hablamos de plataformas ECM, integraciones con sistemas core, requisitos de seguridad, escalabilidad, cumplimiento normativo… Todo eso vive, y así debe ser, en el ámbito tecnológico.
El problema no es que empiece en IT.
El problema aparece cuando el proyecto se queda ahí.
En muchos proyectos ECM vemos el mismo patrón: la solución es técnicamente correcta, incluso robusta, pero no termina de optimizar el trabajo del día a día.
¿Por qué?
Porque cuando el negocio no está alineado desde el inicio:
- Los procesos documentales no encajan con la operativa real.
- Los flujos de trabajo se diseñan desde la teoría, no desde el uso.
- Los usuarios no adoptan la herramienta o la utilizan “a medias”.
- El sistema acaba percibiéndose como una carga, no como una ayuda.
El resultado no suele ser un fracaso técnico.
Es algo más silencioso:
Una plataforma infrautilizada que no genera el retorno esperado.
Y en entornos donde el documento es crítico, eso no es solo un problema de eficiencia.
Es también un riesgo operativo.
La gestión documental como punto de encuentro
Los proyectos que realmente avanzan entienden una idea clave: la gestión documental no es un sistema aislado, es un punto de encuentro.
Un punto de encuentro entre:
- Tecnología e infraestructura
- Procesos operativos reales
- Personas que trabajan con documentos todos los días
En estos proyectos, IT no desaparece —todo lo contrario—.
Pero el diseño del sistema se construye con el negocio, no para el negocio.
Se analiza cómo se trabaja hoy (AS IS), no solo cómo “debería” funcionar el sistema (TO BE).
Se entiende la fricción real antes de diseñar la solución.
Tecnología y operativa avanzando juntas
Cuando IT y negocio avanzan alineados:
- Los procesos documentales reflejan la realidad operativa.
- La adopción deja de ser un problema crítico.
- El ECM se convierte en una palanca de eficiencia, no en un simple repositorio.
- El cambio se percibe como una mejora, no como una imposición.
Es en ese punto cuando la gestión documental empieza a aportar valor real:
Menos fricción.
Más control.
Decisiones mejor informadas.
Un enfoque consciente
Este es el enfoque que aplicamos en CIM: entender la gestión documental como un espacio compartido donde IT y negocio avanzan juntos.
Porque en organizaciones donde el documento es crítico, implantar tecnología no es suficiente.
Hay que optimizar la forma de trabajar.
Y hacerlo sin generar fricción ni riesgo innecesario.
