En las grandes organizaciones, especialmente aquellas con múltiples líneas de negocio y alta complejidad operativa, la gestión documental ya no puede entenderse como un simple proceso de archivo. Requiere visión estratégica, tecnología adecuada y equipos especializados que acompañen la transformación digital.
Este es el caso de una destacada compañía del sector asegurador, que ha conseguido optimizar su ecosistema documental mediante la combinación de equipos especializados y plataformas tecnológicas alineadas con su estrategia corporativa.
Un enfoque basado en dos pilares clave
1. Analistas de gestión documental: el puente entre negocio y tecnología
El servicio de analistas de gestión documental ha sido clave para alinear las necesidades del negocio con las capacidades técnicas del sistema. Este equipo humano desempeña funciones esenciales:
- Actuar como nexo entre los departamentos internos y el área técnica.
- Traducir las necesidades del negocio en requisitos funcionales claros y alcanzables.
- Diseñar soluciones realistas dentro de las plataformas tecnológicas existentes.
- Aterrizar los requerimientos con agilidad, precisión y orientación a resultados.
Gracias a este rol, las ideas se transforman en soluciones concretas que generan impacto operativo.
2. Desarrollo y mantenimiento evolutivo de plataformas
Paralelamente, un equipo técnico con visión a largo plazo se encarga del desarrollo, mantenimiento y evolución de las plataformas de gestión documental. Entre sus principales responsabilidades destacan:
- Garantizar la estabilidad, seguridad y cumplimiento normativo del sistema.
- Implementar mejoras estratégicas con enfoque “cloud-first”, según el Plan de Sistemas de la compañía.
- Optimizar procesos documentales para mejorar su eficiencia y reducir costes operativos.
Tecnología robusta: OpenText Documentum como núcleo del sistema
En el centro de esta transformación documental se encuentra OpenText Documentum, una plataforma sólida, escalable y versátil, capaz de gestionar grandes volúmenes de información de forma segura y controlada.
Nuestro equipo, con amplia experiencia en esta tecnología, ha sido responsable de que cada nueva implementación o evolución esté cuidadosamente diseñada, alineada con los objetivos del negocio y ejecutada con criterios de calidad.
Una gestión documental alineada con la estrategia empresarial
El resultado es una gestión documental moderna, robusta y preparada para los retos futuros. No se trata únicamente de contar con tecnología avanzada, sino de saber utilizarla con criterio, conocimiento y el equipo adecuado detrás.
Porque la verdadera transformación digital comienza cuando los procesos, las personas y la tecnología trabajan al servicio de una visión compartida.
