En CIM llevamos años trabajando con entornos de gestión documental complejos, especialmente en plataformas como OpenText Documentum, donde la información no solo es abundante, sino importante para el negocio.
Sin embargo, hay una realidad que vemos repetirse en muchas organizaciones:
Tener la información no significa poder explotarla de forma ágil. Por ello, es hora de aplicar la explotación documental con IA.
Hoy, acceder a un documento es relativamente sencillo. Pero entenderlo, cruzarlo con otros, extraer valor o responder preguntas complejas sigue siendo un proceso lento, manual y altamente dependiente de conocimiento experto.
Por eso, hemos puesto en marcha un piloto de IA cuyo objetivo es claro:
Avanzar hacia un modelo en el que sea posible “hablar con los documentos”, independientemente de dónde estén almacenados.
El punto de partida
Las grandes organizaciones cuentan con repositorios documentales robustos: Documentum, SharePoint, file systems, etc.
El problema no suele estar en la tecnología.
El problema está en el modelo de explotación:
- Búsquedas basadas en palabras clave
- Navegación manual por carpetas o metadatos
- Dependencia de usuarios expertos
- Dificultad para conectar información entre documentos
Esto limita enormemente el valor real de la información disponible.
La propuesta: una capa de explotación inteligente
El piloto en el que estamos trabajando introduce una capa adicional sobre los repositorios existentes que permite interactuar con la información de forma más natural.
En lugar de buscar documentos, el usuario puede:
- Formular preguntas complejas
- Obtener respuestas contextualizadas
- Navegar por el conocimiento, no por carpetas
Y además, lo hace desde un entorno que ya forma parte del día a día de los usuarios:
La interacción se realiza directamente a través de Microsoft Teams.
Esto reduce la fricción en la adopción, al no requerir nuevas herramientas ni cambios relevantes en los hábitos de trabajo.
Independencia del repositorio: Documentum… o cualquier otro
Aunque el piloto se ha desarrollado inicialmente sobre OpenText Documentum, el enfoque es agnóstico respecto al repositorio:
- Documentum
- SharePoint
- Sistemas de archivos
- Otros repositorios documentales
La arquitectura permite conectarse a distintas fuentes sin modificar la experiencia del usuario.
Esto es especialmente relevante en entornos corporativos donde conviven múltiples sistemas.
Seguridad en la explotación documental con IA
Uno de los aspectos críticos en cualquier iniciativa de IA es la seguridad.
Desde el inicio del piloto teníamos una premisa clara:
La IA debe adaptarse al modelo de seguridad existente, no al revés.
Por ello, el enfoque que estamos desarrollando:
- Respeta los permisos del repositorio origen
- Verifica accesos en tiempo real
- Filtra la información en función del usuario
En entornos como Documentum:
- Se mantienen las ACL existentes
- El usuario solo accede a la información para la que ya tiene permiso
Esto permite explorar el uso de IA sin necesidad de rediseñar los modelos de seguridad.
Infraestructura cloud: base para escalar
El piloto se apoya en una arquitectura cloud flexible:
- Infraestructura distribuida en Azure y AWS
- Escalabilidad bajo demanda
- Capacidad de procesamiento para grandes volúmenes documentales
Aunque estamos en fase de desarrollo, esta base nos permite validar el enfoque en escenarios reales y con datos relevantes.
El cambio de fondo: pasar de buscar a entender
Más allá de la tecnología, lo que estamos explorando es un cambio de paradigma:
Antes:
- Buscar documentos
- Leerlos manualmente
- Interpretar la información
Ahora:
- Formular preguntas directamente (por ejemplo, desde Teams)
- Obtener respuestas contextualizadas
- Navegar por conocimiento estructurado
Pasamos de gestionar documentos a empezar a explotar la información.
Un enfoque en evolución
Este piloto forma parte de una línea de trabajo que seguimos desarrollando y refinando.
El objetivo no es sustituir los sistemas existentes, sino ampliar su capacidad de explotación sin añadir complejidad ni comprometer la seguridad.
Como en cualquier iniciativa de este tipo, todavía hay retos por resolver, pero los primeros resultados apuntan a una mejora clara en la forma en la que los usuarios acceden y utilizan la información.
Conclusión
La gestión documental, por sí sola, ya no es suficiente en entornos donde la información realmente importa.
El valor está en la capacidad de explotarla de forma inteligente, segura y transversal.
Y si además esto ocurre dentro de herramientas ya adoptadas como Microsoft Teams, el impacto en la organización puede ser significativo.
Si quieres saber más o explorar cómo este enfoque podría aplicarse en tu organización, estaremos encantados de compartir lo que estamos construyendo. Cualquier duda, puedes consultar nuestra web aquí.
