De correos y llamadas a una digitalización estratégica y eficiente.
En muchas instituciones educativas, los procesos administrativos siguen siendo manuales, dispersos y difíciles de seguir. Correos, llamadas, documentos sin control… una dinámica que ralentiza el trabajo y genera errores evitables.
Ese era el punto de partida de una reconocida universidad privada antes de transformar su gestión de solicitudes a Junta de Gobierno. Hoy, el proceso es completamente digital, trazable y eficiente. ¿Cómo lo lograron?
Un proceso diseñado desde la estrategia, no desde la urgencia
El proyecto no fue una simple digitalización, sino una redefinición del proceso para que cada persona —desde el solicitante hasta los miembros de la Junta— trabajasen sobre un flujo común, claro y automatizado:
- Formularios digitales inteligentes con datos completos, anexos y firma del solicitante.
- Envío automático de solicitudes a los responsables correspondientes, según el tipo de petición.
- Creación automática de hojas de trazabilidad, con responsables, estados y acciones documentadas.
De la solicitud a la sesión, todo bajo control
El nuevo sistema no solo gestiona las solicitudes, sino que estructura toda la operativa de las sesiones de Junta:
- Elaboración automática del orden del día con los temas pendientes.
- Distribución del orden entre los miembros, sin intervención manual.
- Generación de las plantillas dinámicas de actas y acuerdos listas para ser cumplimentadas.
- Resultados medibles y sostenibles.
El impacto se traduce en eficiencia, trazabilidad y control. Sin llamadas de seguimiento. Sin cadenas interminables de correos.
Un proceso que ahorra tiempo, reduce errores y libera a los equipos para concentrarse en lo esencial: la toma de decisiones.
Nuestra visión
En CIM, entendemos que la tecnología solo genera valor cuando responde a una visión estratégica. Por eso, ayudamos a las organizaciones a rediseñar sus procesos desde el propósito, combinando consultoría, tecnología y gestión del cambio.
¿Te gustaría conocer cómo transformamos procesos similares en tu organización?
📩 Escríbenos y hablemos sobre cómo convertir la tecnología en una ventaja estratégica.
