Camino a la innovación a través del ciclo PDCA.

Las organizaciones cada vez son más conscientes de la importancia que tiene la información que circula en el desempeño de sus actividades. Por ello, la información es considerada un activo más, persiguiéndose mejorar la eficiencia en la gestión de la misma. Éste es el objetivo de lo que se conoce como Enterprise Information Managament #EIM

Mis primeros estudios dentro de la organización industrial, me permitió conocer algunas metodologías encaminadas a la mejora de procesos de fabricación. Filosofías como JIT “Just in time”, que permitía a TOYOTA construir vehículos sin desperdicios, me han dejado algunos conceptos que hoy en día podría aplicar perfectamente a proyectos tecnológicos de gestión de información.

No es muy diferente la forma de abordar un diseño de la disposición de máquinas en un taller de fabricación de vehículos a diagramar un proceso con una aplicación BPM dentro de una compañía de seguros.

A continuación os dejo algunas referencias en cuanto a las filosofías más importantes de los años 50 y que utilizó la compañía Japonesa para ganar competitividad, frente a la todopoderosa industria americana.

http://www.toyota-global.com/company/vision_philosophy/toyota_production_system/just-in-time.html

http://www.leanproduction.co/articulos-lean-manufacturing/herramientas-lean/mejora-continua-y-ciclo-pdca.html

Una de las herramientas que mejores resultados me ha dado, a la hora de afrontar proyectos asociados a la gestión de la información, es el ciclo PDCA o ciclo de Deming (Shewhart). De forma resumida, la metodología consiste en planificar el proyecto y los resultados a obtener “PLAN”, ejecutar el proyecto como se ha planificado “DO”, chequear los resultados “CHECK” e implementar las acciones necesarias para emprender un nuevo proyecto “ACT”.

El ejercicio anteriormente descrito, podría aplicarse a cualquier actividad, desde la programación de una función para cumplir una funcionalidad requerida, pasando por el diseño de una página web, hasta una compleja integración de aplicativos.

 

https://www.pdcahome.com/5202/ciclo-pdca/

Os recomiendo leer la historia de William Edwards Deming para entender la necesidad real de mejora en los procesos:

http://ctcalidad.blogspot.com.es/2016/06/postales-de-deming-en-japon.html

Mi particular ciclo de Deming

Voy a contaros como gran parte de mi vida profesional en cuanto a la gestión de la información #EIM podría encajar perfectamente, con este interesante círculo.

Uno de mis primeros proyectos dentro del mundo de la consultoría fue construir una serie de procesos documentales para una empresa de ingeniería. Mi experiencia fue fundamentalmente dentro de la fase “DO” y desde un prisma diferente al que tenía la empresa de ingeniería. Posteriormente, pude participar en otras fases, chequeando los resultados obtenidos “CHECK” e implementando nuevas mejoras “ACT”. Con el paso del tiempo, tuve la oportunidad de trabajar directamente en la empresa de ingeniería y arrancar nuevos proyectos partiendo desde la fase de planificación “PLAN” e incorporando las lecciones aprendidas en mi etapa de consultor. Comprender las dificultadas de la consultora y del cliente a la hora de acometer las diferentes fases, me ha permitido hacer más eficiente cada proyecto, cada ciclo, alcanzando resultados de mayor calidad y llegando a la innovación.

Recuerdo el momento en el que cambiamos el sistema tradicional de aprobación de documentos de los ingenieros desplazados en obras, por una nueva aplicación de movilidad. Todo estaba funcionando correctamente y alcanzamos los objetivos definidos, pero en una de las últimas versiones, se detectó una nueva necesidad, que dejó de hacer el proceso eficiente. Los técnicos esperaban a llegar a sus oficinas, donde escaseaban los documentos firmados, adjuntaban las fotos que ya tenían en sus móviles y subían todo al sistema de gestión documental, donde procedían a la aprobación. Gracias al buen trabajo realizado en la fase “Check”, recogiendo sus sugerencias a través de un buzón y analizando las posibles mejoras, se pudo abordar una importante innovación dentro de la organización. Habían mejorado las comunicaciones en muchas de las obras abiertas, los terminales móviles tenían mejores resoluciones, así que era el momento de abordar el reto de la movilidad documental.

Recientemente, decidí abandonar la empresa de ingeniería y volver a la consultoría y elegí CIM por ser una empresa que me ofrece la flexibilidad deseada, que junto con la capacitación y experiencia de sus empleados, me permite crecer y mejorar en busca siempre de ese gran salto, que es la innovación.

Como veis, he convertido la herramienta PDCA en filosofía y sin poder ser de otra forma, la he utilizado para escribir este artículo, siendo éste, planificado, escrito y revisado un par de veces, antes de ser publicado, con la intención de que os sea de interés.

Daniel Muñoz

ECM Senior Consultant